Rafael Ventura | Cinco pasos para implementar Herramientas 2.0 en la empresa
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— Cinco pasos para implementar Herramientas 2.0 en la empresa
Oracle ha elaborado y publicado el Informe «Enterprise 2.0: Driving Creativity, Productivity and Collaboration». Es el resultado de un trabajo que responde al interés por conocer cómo cambiará la empresa con la incorporación de las herramientas 2.0 y el auge de la colaboración como vía para mejorar los procesos internos y los modelos de negocio.
Los resultados se derivan de la consulta a un panel de expertos que se ha pronunciado sobre los pasos que han de dar las empresas británicas para adoptar el software social y las fuentes de mejora de la productividad que pueden aprovechar.
El documento se centra fundamentalmente en los cambios en el lugar de trabajo y las relaciones entre empleados.
La última parte del informe recoge las conclusiones sobre cómo conseguir tener éxito en el proceso de adopción de las nuevas herramientas. Se detallan cinco pasos o etapas consideradas clave para alcanzar una mejora de la productividad, prácticas de trabajo más eficientes, un auge de la colaboración en el seno de las organizaciones, más creatividad y más innovación. De manera muy resumida:  

1. Determinar lo que la empresa desea alcanzar.
La primera tarea está referida a la definición de la visión de la empresa. El objetivo último marca las necesidades e idoneidad de las diferentes herramientas. No obstante, la implantación de herramientas de carácter colaborativo se puede realizar mediante la organización de pequeños proyectos que permitan evidenciar el potencial de la web 2.0 en la empresa y las posibilidades de facilitar el logro de la misión de la empresa.

2. Elegir los miembros de la organización que van a introducir el uso de las herramientas colaborativas.
En cualquier organización existe un grupo de personas que son entusiastas del empleo del software social. Esta categoría de empleados son denominadas en el documento como «evangelistas» y desean compartir con el resto de compañeros sus conocimientos y transmitir las virtudes de las nuevas tecnologías.
Para conseguir el mejor desempeño y los mejores resultados, es necesario diseñar un sistema de incentivos que faciliten la tarea de «compartir los conocimientos».

3. Elegir proyectos en los que el individuo pueda probar las nuevas herramientas.
El rechazo inicial a nuevas tecnologías y nuevas formas de trabajo se supera mediante el aprendizaje y el descubrimiento de nuevas posibilidades en proyectos sencillos, de corta duración y de menor impacto. Una sugerencia consiste en facilitar a los empleados diferentes formas de valorar la utilidad de las diferentes herramientas empleadas. Estos juicios emitidos por los propios usuarios dentro de la empresa se muestran como un método muy útil para generar confianza en los cambios vinculados a la empresa 2.0. En Infosys, desarrollan una práctica consistente en valorar, dentro del sistema de objetivos, los logros alcanzados por los propios empleados en la implementación de herramientas 2.0.

4. Explotar la funcionalidad de las herramientas para facilitar las labores de búsqueda.
Facilitar la búsqueda de información dentro de la organización es una de las utilidades de las herramientas 2.0 que más pueden favorecer la productividad y la labor de los empleados. Existe la alternativa de realizar la búsqueda de información, documentación, asesoramiento, … en una intranet de la empresa, o simplemente comunicar las necesidades a través de un microblogging. Los terminales móviles facilitan la búsqueda en cualquier momento y en cualquier lugar.
La posibilidad de que los documentos puedan ser valorados por los usuarios también facilita la labor de búsqueda. Igual que Amazon nos facilita encontrar el libro que más se ajusta a nuestro interés, en la empresa se debe facilitar la labor de localizar aquéllo que necesitamos dentro de la organización.

5. Eliminar herramientas redundantes.
Existe el peligro de añadir nuevas herramientas y aplicaciones y no eliminar aquéllas que estuvieran facilitando la misma labor anteriormente. En tal caso, se produce la situación contraria a la deseada. Cuando, mediante su uso en pequeños proyectos, una herramienta acredite una mejora de la productividad, la empresa ha de analizar la conveniencia de adoptarla en el resto de los proyectos. Esta circunstancia significa un cambio con respecto a las formas de hacer anteriores y, consiguientemente, la sustitución de herramientas antiguas.

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